¿Deben utilizar los agentes de policía programas informáticos de gestión de pruebas?

Cuando hablamos con posibles clientes, a veces nos encontramos con la resistencia del personal de la sala de pruebas a que los agentes de policía se encarguen de la parte inicial de la introducción de datos de la gestión de pruebas. Esta resistencia es de esperar, supongo, de cualquier persona acostumbrada a tomar información manuscrita y transferirla a cualquier base de datos u hoja de cálculo que pueda estar en uso. Simplemente no es algo que estemos acostumbrados a hacer, por lo que tendemos a ser escépticos.

Muchos, si no la mayoría, de los sistemas modernos de software de gestión de pruebas están diseñados de tal manera que permiten al agente de policía que registra las pruebas introducir directamente en el sistema de gestión de pruebas datos como el número de caso, la ubicación, la fecha/hora, el nombre del sospechoso, etc., permitiendo así que parte o toda esa información se imprima en una etiqueta de código de barras. Un sistema de gestión de pruebas de este tipo elimina por completo la necesidad de utilizar formularios de pruebas en papel de la vieja escuela, libros de registro en papel, recibos de transferencias escritos a mano, etc.

Sin embargo, cuando mostramos nuestro sistema de gestión de pruebas, a veces oímos decir a los responsables de las salas de pruebas: “Oh, no, no puedo confiárselo a nadie, seguiré introduciendo los datos yo mismo”. Si bien es cierto que es su prerrogativa, ¿por qué no querría utilizar su nuevo sistema de gestión de pruebas en todo su potencial? Usted, como gestor o técnico de la sala de pruebas, seguirá teniendo la posibilidad de revisar los datos para comprobar su exactitud y corregirlos en caso necesario. Puesto que el agente tiene que hacer llegar la información a la sala de pruebas de una forma u otra, ¿por qué no eliminar algunos pasos del proceso y ahorrar tiempo a todos? La duplicación de esfuerzos está costando a su agencia tiempo y dinero en eficiencia perdida.

Las ventajas de confiar la introducción de datos a los funcionarios son muchas. En primer lugar, todos tenemos funcionarios en nuestras agencias cuya letra puede rivalizar con la de un médico de urgencias, siendo prácticamente imposible de leer. Los errores son inevitables cuando no se puede leer claramente lo que se ha escrito. Y ya que hablamos de errores, ¿qué te hace estar tan seguro de que AHORA no están presentando errores escritos a mano y tú simplemente estás duplicando esos errores cuando transfieres la información a tu base de datos? Lo más probable es que su nuevo software de gestión de pruebas esté diseñado específicamente para detectar y corregir muchos errores comunes, algo que los antiguos formularios de papel NUNCA harán.

Además, los sistemas modernos de gestión de pruebas suelen tener funciones que no se pueden duplicar en un formulario de papel, como la visualización de la latitud y longitud del lugar de recuperación de cada prueba o el mantenimiento de una cadena de custodia automática e inalterable. Los campos del software pueden hacerse “obligatorios”, eliminando así la posibilidad de que se omita información importante. Intente hacer eso con un formulario en papel. Los detectives también agradecerán no tener que buscar en más formularios mientras revisan los casos, y la mayor precisión y facilidad de búsqueda de información en el sistema de gestión de pruebas les facilitará mucho el trabajo.

El agente tendrá que hacerle llegar la información, ya sea escribiéndola a mano (la forma antigua) o tecleándola en su sistema de gestión de pruebas (la forma nueva). Si se les da a elegir, la mayoría de los agentes de hoy en día probablemente dirán que prefieren escribir a máquina. Los jóvenes oficiales que se contratan hoy en día han crecido mecanografiando, no es un concepto extraño para ellos en absoluto. Si a eso le unimos la posibilidad de hacerlo casi todo sobre el terreno en MDC o tabletas, la decisión te resultará fácil. Si sigues insistiendo en los formularios de pruebas escritos a mano, junto con eso irán las etiquetas de pruebas escritas a mano.

Su nuevo sistema de gestión de pruebas utiliza etiquetas con códigos de barras que no pueden imprimirse hasta que los datos se introducen en el sistema. ¿Realmente quieres que cada elemento de prueba lleve 2 etiquetas, la original escrita a mano, cumplimentada por el funcionario, y la etiqueta de código de barras impresa en la sala de pruebas? ¿Y qué ocurre con todos esos formularios en papel una vez que se eliminan los casos? ¿Se guardan durante años en archivadores encerrados en algún sótano? ¿Se trituran? ¿Ignorado?

Acepte el cambio y hágalo bien. Confíe en su nuevo software de gestión de pruebas, se ha pensado mucho en su diseño. Antes de que te des cuenta, todo el mundo lo habrá aceptado y todos agradeceréis la nueva “mejor” forma de presentar las pruebas. Una vez que los paquetes de pruebas empiecen a llegarle con la etiqueta de código de barras con toda la información pertinente, todo lo que tendrá que hacer en la sala de pruebas será verificar que las pruebas se han empaquetado correctamente, anotar cualquier trabajo de laboratorio necesario, volver a comprobar que los datos están completos y son exactos, asignar los elementos de prueba a su nueva ubicación de almacenamiento y servirse otra taza de café. El tiempo que se ahorra el personal de la sala de pruebas es tal que ahora tendrá tiempo para llevar a cabo auditorías, organizar la sala de pruebas y realizar todas las mejoras de las que lleva años hablando.