¿Cómo organizar la sala de pruebas? ¿Por dónde empiezo?

Si has estado en salas de pruebas durante algún tiempo, probablemente habrás visto algunas muy buenas y otras muy malas. Si el tuyo se encuentra en la parte inferior de la escala, tenemos algunas sugerencias que te ayudarán a organizarte.

En primer lugar, comprenda que saber que USTED puede localizar los artículos con facilidad no es necesariamente la norma con la que debe evaluar su sala de pruebas. Si usted no estuviera disponible por alguna razón y el Jefe tuviera que localizar un objeto importante para el tribunal, ¿podría hacerlo? ¿Podría alguien PERO encontrarlo?

Se podría argumentar que, con un software moderno de gestión de pruebas, no importa realmente dónde coloques un objeto, siempre podrás localizarlo. En teoría, estamos de acuerdo. En la práctica, sin embargo, hemos comprobado que tener todas las armas en un lugar específico, por ejemplo, facilita muchísimo la auditoría. Y lo que es más importante, no todos los organismos disponen de un programa informático moderno de gestión de pruebas. Los sistemas basados en papel son engorrosos y confusos, sobre todo cuando se trata de objetos antiguos que se han trasladado de un lugar a otro, y luego a otro, a lo largo de los años.

Empecemos por lo obvio. Nombrar ubicaciones de almacenamiento específicas dentro de la sala de pruebas. Sus ubicaciones son clave para encontrar los artículos que se necesitan encontrar, y deben ser sencillas y fáciles de entender para cualquiera con una formación mínima. En resumen, debe tener sentido.

Una ubicación puede ser tan grande o pequeña como se necesite, pero nunca debe ser tan grande que resulte problemática de auditar. Una ubicación puede ser una sola estantería, o incluso una caja en una estantería, pero lo más frecuente es que sea un banco de estanterías o una fila de estanterías.

Por ejemplo, un banco de estanterías puede llevar la etiqueta “1”, mientras que una fila de estanterías dentro de ese banco se denomina “A”. Una estantería concreta de esa fila podría ser “3”. 1A3 es ahora único, y lo suficientemente pequeño como para ser manejable. Podrías ir un paso más allá y etiquetar cajas o contenedores individuales en esa estantería concreta, como 1A3a, 1A3b, etc…

Las ubicaciones no tienen por qué estar numeradas, o al menos no todas. Por ejemplo, “Frigorífico” puede ser un lugar específico dentro de la sala de pruebas. Sin embargo, evita nombrar los lugares en función de los objetos que contengan. Un lugar llamado “Alcohol” puede parecer una buena idea, hasta que te veas obligado a colocar allí otros objetos por falta de espacio. Al igual que tener pocas ubicaciones grandes es problemático, tener demasiadas ubicaciones pequeñas también puede serlo. Clasificar docenas de ubicaciones similares en caso de que algo se extravíe lleva mucho tiempo. Del mismo modo, si un lugar concreto tiene más de unos cientos de objetos, puede que no lo tenga en cuenta en las auditorías rutinarias simplemente porque lleva demasiado tiempo.

Hay diferentes escuelas de pensamiento sobre dónde almacenar los distintos objetos en una sala de pruebas. Si llega un gran maletín con autorradios, bolsos, dinero en efectivo, armas de fuego y drogas, ¿va a guardar todo el maletín junto en una caja o cajas, todo en la misma zona? ¿O separará las drogas, las armas de fuego y el dinero? Cada sistema tiene sus ventajas. Le sugerimos que guarde determinados objetos en lugares específicos por razones de responsabilidad. Algunos de los artículos que puede desear guardar en lugares específicos dentro de la sala de pruebas son las armas de fuego, el dinero y las drogas. Estos artículos suelen conllevar responsabilidades adicionales. Por ejemplo, las drogas pueden guardarse en algún tipo de cámara acorazada con acceso controlado y sujeta a auditorías periódicas. ¿Se imagina tener que auditar todas sus drogas si están almacenadas en la sala de pruebas?

Probablemente, el dinero en efectivo debería guardarse bajo llave dentro de la sala de pruebas, y considere la posibilidad de que haya dos personas presentes en cada auditoría. Muchos organismos depositan ahora el efectivo en una cuenta bancaria asignada a la sala de pruebas.

En la medida de lo posible, considere la posibilidad de almacenar fotos y vídeos digitalmente, en lugar de grabarlos en un disco y almacenarlos en una estantería. Cualquier software de gestión de pruebas moderno y capaz debería poder manejarlos, y son mucho, mucho más fáciles de localizar, copiar, transferir, etc.

Si la responsabilidad de la “reorganización” de la sala de pruebas recae sobre ti, considera la posibilidad de separar los artículos de los que estés seguro de que puedes deshacerte mientras trabajas. No vuelvas a colocar esos objetos en una estantería para que vuelvan a caer en el olvido. Lo más probable es que también encuentres ese “widget” que lleva 2 años perdido. Llegar al trabajo todos los días con un desorden desorganizado puede ser deprimente, así que ¿por qué no convertirlo en algo de lo que puedas estar orgulloso? Tu trabajo será mucho más fácil y te preguntarás por qué has esperado tanto.