¿Cómo comparte sus pruebas digitales?

Muchos departamentos ya utilizan un moderno sistema de software de gestión de pruebas que emplea la tecnología de códigos de barras. Algunos de esos sistemas tienen la capacidad de gestionar pruebas digitales, aunque con distintos grados de éxito. Un BUEN sistema de gestión de pruebas digitales verificará la autenticidad de los archivos y los rastreará desde el momento en que se presentan como pruebas, manteniendo una cadena de custodia inalterable, hasta su eliminación final.

En algún lugar de esa cadena de custodia, encontrará dónde vio una foto el agente Smith o dónde descargó un vídeo el detective Jones. Pero, ¿sabía que puede compartir sus pruebas digitales con personas FUERA de su organización?

Una de las funciones más importantes de un sistema moderno de gestión de pruebas digitales es la posibilidad de compartir fotos, vídeos, archivos de audio y mucho más digitalmente, sin tener que imprimir o grabar copias. Muchos fiscales necesitan varias copias de las pruebas digitales antes del juicio. Una para ellos, otra para el abogado defensor, a veces incluso una para el juez que preside el tribunal, etc. Simplemente convirtiendo a tu(s) fiscal(es) en “usuarios” del sistema, puedes proporcionarles acceso directo para que puedan revisar las pruebas, imprimirlas, descargarlas, incluso enviarlas por correo electrónico, siempre que les hayas proporcionado suficientes “derechos de usuario” para permitirlo.

Ahora estarás pensando: “¿No perderé el control de mis pruebas?”. Nosotros sugeriríamos que, en realidad, tendrás un control mucho más estricto que el que puedes tener con las copias impresas. Es decir, ¿cómo puede saber con certeza qué ocurre con esos DVD una vez que se los pasan al fiscal? Claro, probablemente firmaron por ellos, pero ¿qué pasa realmente con ellos una vez que se los entregan? Ya pueden hacer tantas copias como quieran. ¿Conoce el sistema de almacenamiento de pruebas de la Fiscalía? ¿Cómo se guardan esos DVD hasta el juicio? ¿Se entregan a la asistencia jurídica para que los archiven? ¿Están bajo una pila de papeles, metidas en el archivo del caso en la esquina de un escritorio?

Al menos, si concede a cada uno de sus fiscales acceso directo, tendrá, como parte de la cadena de custodia, un registro irrefutable de que el fiscal Brown descargó las pruebas en una fecha determinada. Ya no tendrá que negar que las recibió, ni alegar que fulano de tal las perdió o que el DVD era “defectuoso”. Se convirtió en SU responsabilidad una vez que lo descargó. Un obstáculo al que puede enfrentarse es convencer a sus fiscales de que ese acceso al sistema es seguro. Pueden ser incluso más reacios al cambio que los policías.

Tendrás que mostrarles físicamente a qué pueden acceder y qué pueden hacer y, lo que es más importante, qué no pueden hacer. Recuerda que TÚ controlas su nivel de acceso. Si sólo quieres permitirles ver archivos pero no descargarlos, que así sea. Si te parece bien que vean y descarguen, pero no que envíen correos electrónicos, que así sea. Muéstrales la cadena de custodia y explícales cómo funciona. Deben saber de antemano que incluso abrir un archivo para verlo deja una “huella” permanente que no se puede borrar. El objetivo es fomentar la confianza, no jugar al “te pillé”.

Si has estudiado los sistemas de gestión de pruebas digitales, ya sabes que suelen costar varios miles de dólares y que requerirán un servidor importante por tu parte, o al menos una cuenta de acceso a la nube. Pero, ¿has hecho alguna vez un estudio sencillo para saber lo que estás gastando realmente? Empieza a hacer un seguimiento del coste de las pruebas digitales que imprimes o grabas en DVD. Ten en cuenta el coste de mano de obra por página o por disco, así como el coste del hardware, el transporte al fiscal y el desgaste del equipo. No tardará mucho en darse cuenta de que, a la larga, ahorrará dinero. Puede que tarde un año en recuperar su inversión inicial o varios años, pero sin duda ahorrará dinero. La capacidad de demostrar el ahorro de costes a los responsables de la toma de decisiones de su organismo contribuirá en gran medida a que aprueben su solicitud de compra.