APRA de Indiana, Protección de Datos

La Ley de Acceso a Registros Públicos de Indiana (Indiana Access to Public Records Act, APRA) es una ley de registros abiertos y protección de datos promulgada en 1983. La APRA de Indiana ha sido enmendada varias veces desde su aprobación inicial en 1983, y la enmienda más reciente se produjo en 2009, cuando se modificaron las disposiciones de la ley para aumentar sustancialmente las penas a las que podrían enfrentarse los organismos gubernamentales en caso de que se descubriera que infringen la ley. Dicho todo esto, la ARPA de Indiana establece las directrices legales para acceder a los registros públicos de los organismos públicos y agencias gubernamentales dentro del estado.

¿Cómo se definen los registros públicos en la APRA de Indiana?

El APRA de Indiana define un registro público como “cualquier escrito, documento, informe, estudio, mapa, fotografía, libro, tarjeta, cinta magnetofónica u otro material creado, recibido, retenido, mantenido o archivado por o con una agencia pública y que se genera en papel, sustitutos de papel, medios fotográficos, medios de base química, medios magnéticos o legibles por máquina, datos almacenados electrónicamente o cualquier otro material, independientemente de su forma o características”. Es más, el Tribunal de Apelación de Indiana también ha dictaminado que “los materiales creados para o en nombre de un organismo público” también constituyen registros públicos en virtud de la APRA del estado.

¿Cuáles son las obligaciones de los organismos públicos en virtud de la APRA de Indiana?

La APRA obliga a los organismos estatales de Indiana a tomar las medidas necesarias para facilitar el acceso, la inspección y la copia de sus registros públicos a los miembros del público en general. Hasta este punto, las responsabilidades que las agencias estatales tienen en virtud de la ley incluyen las siguientes:

• Los organismos estatales están obligados a responder a todas las solicitudes de acceso a sus registros públicos en un plazo de 24 horas, ya sea en persona o por teléfono. Además, los organismos estatales también deben responder a las solicitudes realizadas por correo postal, correo electrónico o fax en un plazo de 7 días naturales a partir de su recepción.
• Los organismos estatales tienen la obligación de presentar sus registros públicos junto con una solicitud de acceso a dichos registros en un plazo de tiempo razonable.
• En los casos en que un organismo estatal necesite una prórroga con respecto a la facilitación de una solicitud de registros públicos, el organismo debe proporcionar al solicitante grupos de registros en el ínterin en que dichos registros estén disponibles.
• Los organismos estatales deben garantizar que todas las personas tengan derecho a solicitar acceso a sus registros públicos, durante el horario laboral habitual.
• En términos generales, los organismos estatales tienen prohibido cobrar a un solicitante más de 10 céntimos por página para copiar sus registros públicos. Sin embargo, existen algunas excepciones a esta disposición, como la tarifa de 5 dólares por un informe de accidente de automóvil, entre otras.

¿Cuándo puede un organismo estatal denegar una solicitud de registros públicos en virtud de la APRA?

En lo que respecta a la denegación de acceso a registros e información públicos, las disposiciones de la APRA de Indiana exigen que un organismo estatal proporcione al solicitante un razonamiento específico y una cita de la autoridad, así como el título, cargo o persona responsable de la decisión antes de denegar una solicitud de acceso a los registros públicos del organismo. Además, todas las denegaciones de acceso a registros públicos deben hacerse por escrito, y los organismos estatales también tienen la responsabilidad de demostrar que los registros concretos que se han solicitado están exentos de divulgación en virtud de la APRA u otra legislación federal o estatal aplicable. Con este fin, hay una serie de registros públicos que están exentos de divulgación en virtud de la APRA. Algunos ejemplos de estas exenciones son

• Registros de bibliotecas o archivos.
• La identidad de un donante hecho a un organismo público.
• Documentos de planificación de riesgos.
• Estrategias de preparación doméstica.
• La ubicación de las tomas de agua superficial y de los pozos de agua potable de la comunidad.
• Evaluaciones de necesidades, amenazas e inteligencia.
• La información de contacto en caso de emergencia de los primeros intervinientes y voluntarios.

¿Cuáles son las sanciones por infringir la APRA de Indiana?

De acuerdo con las enmiendas que se hicieron a la Ley de Acceso a los Registros Públicos de Indiana en 2009, las agencias estatales que no cumplan con la ley están sujetas a una sanción civil de hasta 500 dólares, así como honorarios de abogados, costos y gastos razonables de litigio. Posteriormente, algunos ejemplos de acciones que se consideran infracciones de la APRA de Indiana incluyen:

• No responder a un solicitante en el plazo establecido.
• Denegar el acceso a los registros sin indicar la autoridad legal correspondiente.
• Exigir a un solicitante que presente un razonamiento específico cuando desee acceder a los registros públicos de un organismo.
• No comunicarse con un solicitante cuando su solicitud es voluminosa.
• Exigir indebidamente una citación al solicitante.
• Asumir que determinados registros públicos son confidenciales o privados sin la debida autorización legal.

La Ley de Acceso a los Registros Públicos de Indiana (Indiana Access to Public Records Act) es uno de los principales medios por los que los ciudadanos del estado pueden conocer mejor las funciones y operaciones de los distintos organismos públicos y gubernamentales que prestan servicio al público. A pesar de las exenciones que establece la ley, los registros públicos que los ciudadanos de Indiana pueden inspeccionar, revisar y copiar les permiten exigir responsabilidades a sus cargos electos, que han sido puestos en su cargo por miembros del público en general.