Acceso a registros y seguridad de los datos en Mississippi

La Ley de Registros Públicos de Misisipi hace referencia a una serie de leyes que se promulgaron para garantizar que los ciudadanos del estado tuvieran los medios para acceder a los registros públicos de los organismos gubernamentales a todos los niveles del estado. La ley se aprobó por primera vez en 1983 y exige que todos los organismos gubernamentales del estado de Misisipi garanticen que sus registros públicos estén disponibles para su acceso, copia e inspección por parte del público en general. Además, la ley también describe los pasos y procedimientos que deben seguirse cuando se deniega a una persona el acceso a un registro público, así como las categorías de registros que están exentos de divulgación al público en general.

¿Cómo define la ley a un organismo público?

Según la Ley de Registros Públicos de Mississippi, un organismo público se define como “cualquier departamento, oficina, división, consejo, comisión, comité, subcomité, junta, agencia y cualquier otra entidad del estado o de una subdivisión política del mismo, y cualquier corporación municipal y cualquier otra entidad creada por la Constitución o por ley, orden ejecutiva, ordenanza o resolución”. El término “organismo público” incluye el consejo de administración de una escuela chárter autorizada por el Mississippi Charter School Authorizer Board. En el sentido de este capítulo, no se entenderá que el término “entidad” incluye a las personas empleadas por un organismo público o a cualquier funcionario público designado o elegido.”

¿Cuáles son las obligaciones de los organismos públicos en virtud de la ley?

La Ley de Registros Públicos de Mississippi impone las siguientes responsabilidades a los organismos públicos del Estado en lo que respecta a la accesibilidad de los registros públicos que mantienen dichas instituciones:

• Todos los documentos públicos que obren en poder de un organismo público del Estado se consideran documentos públicos en virtud de la ley y, como tales, deben ponerse a disposición del público en general.
• Los organismos públicos son responsables de responder a una solicitud de acceso a los registros públicos de dichos organismos en un plazo de 7 días hábiles.
• Los organismos públicos están obligados a redactar cualquier información confidencial o exenta que pueda estar contenida en un registro público concreto antes de poner dicho registro a disposición del acceso público.
• Los organismos públicos están autorizados a establecer y cobrar tasas razonables en relación con los costes en que incurran dichas instituciones al buscar, revisar y duplicar registros.
• Cuando se deniegue a una persona el acceso a registros públicos, el organismo público correspondiente deberá facilitar al solicitante una explicación por escrito en la que se detallen los factores que influyeron en la decisión, así como la exención específica relativa a los registros que se solicitaron, de conformidad con lo dispuesto en la ley.
• Se prohíbe a los organismos públicos utilizar programas informáticos que no puedan copiarse electrónicamente o convertirse en algún tipo de registro al que pueda acceder el público en general.

¿Qué registros públicos están exentos de divulgación en virtud de la ley?

En el otro extremo del espectro, la Ley de Registros Públicos de Misisipi también establece ciertos registros públicos que están exentos de acceso o divulgación pública. Por ejemplo, el público en general tiene prohibido acceder a los registros públicos relativos a secretos comerciales e información fiscal confidencial. Por otra parte, los registros públicos relativos a la información de contacto del domicilio de los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley y del personal judicial también están exentos de divulgación en virtud de la ley. Hasta aquí, algunos ejemplos más de registros públicos que deben permanecer confidenciales en virtud de la ley, entre otros:

• Registros fiscales individuales que estén en posesión de un organismo público.
• Expedientes académicos y educativos.
• Historial médico y sanitario.
• Registros de licencias y exámenes profesionales.
• Expedientes de accidentes laborales.
• Registros relativos al privilegio abogado-cliente.
• Datos personales de las víctimas.
• Registros arqueológicos.
• Registros de permisos de armas.
• Registros de donaciones benéficas.

¿Cuáles son las sanciones por infringir la ley?

Aunque las disposiciones de la Ley de Registros Públicos de Mississippi no son aplicadas por el fiscal general del estado, las partes perjudicadas pueden recurrir al sistema judicial del estado para que se haga justicia en los casos en que un organismo público del estado incumpla la ley. Con este fin, los organismos públicos del Estado de Mississippi que infrinjan la ley están sujetos a una sanción pecuniaria de hasta 0 por cada infracción. A la inversa, las personas agraviadas también tienen derecho a cualquier compensación razonable en la que puedan incurrir como resultado de entablar un procedimiento civil, incluidos los honorarios de los abogados, entre otras cosas.

Cuando un residente en el estado de Mississippi desea acceder a los registros públicos de un organismo gubernamental concreto que opera en el estado, los artículos de la Ley de Registros Públicos de Mississippi otorgan a dichos residentes el derecho legal a hacerlo. Tanto si se trata de información sobre partidas de nacimiento como de políticas y procedimientos administrativos de un organismo público concreto, la ley ofrece a los ciudadanos del estado un medio para ejercer su poder político, con el objetivo de promover los principios de responsabilidad y transparencia.