Acceso a registros públicos y seguridad de los datos en OK

La Ley de Registros Abiertos de Oklahoma (Oklahoma Open Records Act) es una ley que se promulgó en 1988 para proporcionar a los ciudadanos el derecho a solicitar el acceso a los registros públicos de los organismos e instituciones gubernamentales que prestan servicio a dichos ciudadanos dentro del estado. En este sentido, la ley establece los requisitos que deben cumplir los organismos e instituciones gubernamentales de Oklahoma para garantizar que los ciudadanos puedan acceder, inspeccionar y copiar sus registros públicos, así como los registros públicos a los que los ciudadanos de Oklahoma no pueden acceder. Además, la ley también establece las sanciones a las que se exponen los organismos estatales en caso de infracción de la ley.

¿Cómo define la ley a un organismo público?

La Ley de Registros Abiertos de Oklahoma define un organismo público como “cualquier oficina, departamento, junta, oficina, comisión, agencia, fideicomiso, autoridad, consejo, comité, fideicomiso o cualquier entidad creada por un fideicomiso, condado, ciudad, pueblo, municipio, distrito, distrito escolar, junta de feria, tribunal, oficina ejecutiva, grupo asesor, grupo de trabajo, grupo de estudio, o cualquier subdivisión de los mismos, sostenida total o parcialmente con fondos públicos o encargada del gasto de fondos públicos o de la administración o explotación de bienes públicos, y todos los comités o subcomités de los mismos.” Por el contrario, el término organismo público no incluye a “jueces, magistrados, el Consejo de Quejas Judiciales, la Legislatura o los legisladores”.

¿Cuáles son las obligaciones de los organismos públicos en virtud de la ley?

Entre las obligaciones de los organismos públicos con arreglo a los distintos artículos de la Ley de Registros Abiertos de Oklahoma figuran las siguientes:

• Los organismos públicos tienen la obligación de redactar determinadas formas de información de identificación personal de sus registros públicos, como los números de la seguridad social, antes de revelar dichos registros a un solicitante.
• Los organismos públicos tienen la responsabilidad de designar a un empleado que se encargue de facilitar el acceso, la copia, la inspección y la divulgación de sus registros públicos. Además, los organismos públicos deben garantizar que al menos un empleado de su organismo esté disponible en todo momento para entregar los registros al público en general, durante el horario laboral habitual.
• Los organismos públicos tienen prohibido cobrar a un solicitante más de 0,25 $ por página para copiar los registros públicos de dichos organismos.
• Los organismos públicos son responsables de proporcionar a los solicitantes la información necesaria para acceder adecuadamente a los registros públicos de dichos organismos.
• Se prohíbe a los organismos públicos dictar la forma en que se utilizarán sus registros públicos una vez que se hayan proporcionado a un solicitante.
• Se prohíbe a los organismos públicos exigir a los solicitantes que presenten un razonamiento en relación con su solicitud de acceso a los registros públicos de un organismo público concreto.

¿Qué registros públicos están exentos de divulgación en virtud de la ley?

Como todas las leyes que conceden a los ciudadanos estadounidenses el derecho a solicitar acceso a los registros públicos de sus instituciones gubernamentales estatales contendrán invariablemente ciertas exenciones, la Ley de Registros Abiertos de Oklahoma establece igualmente ciertos registros públicos que están exentos de divulgación al público en general. A continuación, algunos ejemplos de estas exenciones:

• Registros de peajes.
• Registros de privilegios abogado-cliente.
• Expedientes académicos.
• Historiales médicos.
• Información sobre donantes de bibliotecas y museos.
• Informes sobre cultivos y ganado facilitados por los agricultores.
• Registros de servicios públicos.
• Expedientes de litigios e investigaciones.
• Información personal identificable.
• Información que pueda crear una ventaja comercial injusta.
• Registros de menores.

¿Cuáles son las sanciones por infringir la ley?

En cuanto a las sanciones que pueden imponerse a los organismos públicos y agencias gubernamentales que no cumplan las disposiciones de la ley, las personas y organizaciones que infrinjan la ley están sujetas a una amplia gama de sanciones. En particular, cualquier funcionario público de Oklahoma que incumpla la ley está sujeto a un delito menor, una multa de hasta 500 dólares y una pena de prisión de hasta un año. Es más, los ciudadanos de Oklahoma que vean violados sus derechos en virtud de la ley también pueden solicitar justicia al sistema judicial estatal en forma de demanda civil, medidas cautelares, así como honorarios razonables de abogado en caso de que se demuestre que la presunta violación es cierta.

Dado que la Constitución de Oklahoma otorga a los residentes del estado el derecho a estar plenamente informados sobre las funciones de sus respectivas instituciones y funcionarios gubernamentales, la Ley de Registros Abiertos de Oklahoma se erige como uno de los principales medios legales por los que estos residentes pueden ejercer este derecho. Como tales, los ciudadanos de Oklahoma pueden utilizar la ley para aprovechar su poder político, ya que el dinero de sus impuestos es la base de todas las actividades y operaciones financiadas por el Estado y el Gobierno. De este modo, estos ciudadanos pueden hacer todo lo posible para que sus funcionarios electos rindan cuentas de sus actos.