Acceso a los registros públicos y protección de datos en Alaska

La Ley de Registros Públicos de Alaska (Alaska Public Records Act, APRA) hace referencia a una serie de leyes que se promulgaron con el fin de garantizar que los ciudadanos del estado dispusieran de medios para acceder a los registros públicos de los distintos organismos e instituciones gubernamentales que les prestan servicio. La ley fue aprobada inicialmente por el Congreso de EE.UU. en 1900, cuando Alaska aún no se había constituido formalmente como estado de EE.UU.. En la actualidad, la ley establece la forma en que un residente del estado de Alaska puede acceder, inspeccionar y copiar los registros públicos de un determinado organismo o institución gubernamental que opere en el estado, así como los registros públicos que están exentos de divulgación.

¿Cómo define la ley los registros públicos?

Según la Ley de Registros Públicos de Alaska, los registros públicos se definen como “cualquier documento, papel, libro, carta, dibujo, mapa, plano, foto, archivo fotográfico, película cinematográfica, microfilm, microfotografía, prueba, cinta magnética o de papel, tarjeta perforada, registro electrónico u otro documento de cualquier otro material, independientemente de su forma física o característica, elaborado o recibido en virtud de la ley o en relación con la tramitación de asuntos oficiales”. Por otro lado, la ley define un organismo público como “un departamento, oficina, agencia, consejo estatal, comisión, corporación pública u otra unidad organizativa de o creada bajo el poder ejecutivo del gobierno estatal”.

¿Cuáles son las obligaciones de los organismos públicos en virtud de la APRA?

Las disposiciones de la Ley de Registros Públicos de Alaska obligan a los organismos públicos del Estado a cumplir los siguientes requisitos en lo que respecta al acceso a los registros públicos que mantienen dichos organismos:

• Los organismos públicos deben permitir a todas las personas, incluidos los no residentes en el estado, el acceso a los registros públicos conservados y mantenidos por un organismo público concreto dentro del estado de Alaska.
• A menos que se especifique lo contrario, todos los registros públicos que mantenga un organismo público del estado de Alaska se consideran registros públicos según la ley.
• Los organismos públicos deben permitir que el público en general acceda a sus registros públicos durante el horario de oficina habitual de dichos organismos.
• Las agencias públicas deben redactar cualquier información confidencial que pueda estar presente en sus registros públicos antes de revelar dichos registros a un miembro del público en general.
• En lo que respecta a las tasas que un organismo público cobra a un particular por facilitarle el acceso a los registros públicos, estas tasas no pueden superar el coste real en que incurre un organismo al duplicar sus registros públicos. No obstante, los organismos públicos están autorizados a cobrar al solicitante tasas de búsqueda adicionales si el tiempo necesario para investigar y recopilar la información solicitada supera las cinco horas por mes natural.
• Se prohíbe a los organismos públicos solicitar una justificación de necesidad o uso previsto en relación con el razonamiento que subyace a la solicitud de un particular para acceder a los registros públicos de dichos organismos.

¿Cuándo puede denegarse una solicitud de documentos con arreglo a la APRA?

En el otro extremo del espectro, las secciones de la Ley de Registros Públicos de Alaska también conceden a los organismos públicos del Estado la autoridad para denegar a los miembros del público el acceso a sus registros públicos en determinadas circunstancias. Dicho esto, hay ciertos registros públicos que están exentos de divulgación pública en virtud de las disposiciones de la ley. Por ejemplo, los organismos públicos no están obligados a divulgar los registros públicos relativos a estadísticas vitales y procedimientos de adopción. Por otra parte, los organismos públicos también tienen prohibido divulgar registros relativos a menores dentro del estado de Alaska. A continuación, algunos otros ejemplos de registros públicos que están exentos de divulgación en virtud de la ley incluyen:

• Registros médicos y de salud pública.
• Expedientes académicos y de estudiantes.
• Identidades de fuentes confidenciales.
• Ciertos registros comerciales privados.
• Recibos centrales de arrendamiento de petróleo y gas.
• Información en los informes sobre el estado de las subvenciones.
• Cartas relativas a solicitantes judiciales.
• Registros de uso de la biblioteca.
• Registros de accidentes laborales.

¿Cuáles son las penas por violar la APRA?

A pesar de que la Ley de Registros Públicos de Alaska no es aplicada por el fiscal general del Estado, las personas que consideren que sus derechos han sido violados pueden recurrir al sistema judicial del Estado para obtener reparación. Con este fin, las partes perjudicadas pueden solicitar medidas cautelares contra un organismo público del Estado que no haya cumplido la ley en lo que respecta al acceso, inspección y copia de sus registros públicos. Además, las partes perjudicadas también tienen derecho a las costas judiciales y honorarios de abogado razonables en que puedan incurrir como consecuencia de llevar su caso ante un juez.

Aunque la creación del Estado de Alaska es relativamente reciente en comparación con muchos otros Estados del país, el Estado tiene una larga historia de permitir a los ciudadanos acceder a los registros públicos que mantienen los organismos públicos del Estado. Este historial de transparencia y rendición de cuentas por parte de la administración se vio refrendado por el Tribunal Supremo de Alaska en 2003, cuando dictaminó que el acceso a los registros públicos era un derecho fundamental. De este modo, los ciudadanos del estado de Alaska pueden tener la tranquilidad de que podrán acceder a determinados registros públicos si desean estar más informados sobre las decisiones que toman los funcionarios de su gobierno local.