Accesibilidad de los registros públicos en el Estado de RI

La Ley de Acceso a los Registros Públicos de Rhode Island (APRA) es una ley de accesibilidad a los registros públicos que se promulgó por primera vez en 1979. Posteriormente, la ley se ha modificado varias veces desde su aprobación, la última en 2008, cuando se aumentaron las penas por infringir la ley. Hasta la fecha, la APRA garantiza que los ciudadanos del estado de Rhode Island tengan acceso a los registros públicos de los organismos gubernamentales que prestan servicio a dichos ciudadanos dentro del estado, a todos los niveles. Dicho esto, la ley establece los pasos que los organismos gubernamentales de Rhode Island deben dar para garantizar que los ciudadanos puedan solicitar el acceso a sus registros públicos.

¿Cómo define la ley a un organismo público?

En virtud de la APRA, un organismo público se define como “cualquier órgano ejecutivo, legislativo, judicial, regulador o administrativo del Estado, o cualquier subdivisión política del mismo; incluyendo, pero no limitado a: cualquier departamento, división, agencia, comisión, junta, oficina, buró, autoridad; cualquier distrito escolar, de bomberos o de agua, u otro organismo del gobierno estatal o local de Rhode Island que ejerza funciones gubernamentales; cualquier autoridad tal como se define en § 42-35-1(b); o cualquier otro organismo público o privado, persona, sociedad, corporación o entidad comercial que actúe en nombre de y/o en lugar de cualquier organismo público.” A la inversa, la ley define los asuntos públicos como “cualquier asunto sobre el que el organismo público tenga supervisión, control, jurisdicción o poder consultivo.”

¿Cuáles son las obligaciones de los organismos públicos en virtud de la APRA?

Algunos de los requisitos que los organismos públicos que operan en el Estado de Rhode Island tienen en virtud de la APRA en lo que respecta a facilitar a los ciudadanos del Estado el acceso a sus registros e información públicos son los siguientes:

• Todos los registros mantenidos o archivados por un organismo público de Rhode Island se consideran registros públicos con arreglo a la ley.
• Los organismos públicos son responsables de crear procedimientos que los ciudadanos de Rhode Island puedan seguir cuando deseen solicitar acceso a sus registros públicos. Estos procedimientos deben incluir cómo y dónde se puede presentar una solicitud de registros públicos, así como la designación de una unidad o funcionario de acceso a los registros públicos, entre otra información pertinente.
• Los ciudadanos de Rhode Island tienen derecho a solicitar el acceso a los registros de un organismo público en cualquier formato en que dicho organismo mantenga sus registros.
• Los organismos públicos de Rhode Island son responsables de conservar y mantener los registros relativos a sus reuniones, ya sea por escrito o en formato electrónico.
• En los casos en que un organismo público mantenga registros que contengan información tanto pública como privada o confidencial, el organismo en cuestión es responsable de eliminar toda la información confidencial de dichos registros antes de divulgarlos al público en general.

¿Cuándo puede denegarse una solicitud de documentos públicos en virtud de la APRA?

Las disposiciones de la APRA prohíben que los organismos públicos del Estado de Rhode Island denieguen una solicitud de documentos públicos presentada por un ciudadano del Estado basándose únicamente en la finalidad para la que dicho ciudadano ha presentado su solicitud. Además, la APRA prohíbe a los organismos públicos exigir a un ciudadano que facilite un motivo, o información que le identifique personalmente, cuando solicite el acceso a sus registros públicos. Por otra parte, hay algunos registros públicos que están exentos de las disposiciones de la APRA. A tal fin, algunos ejemplos de registros públicos que están exentos de divulgación pública en virtud de la ley incluyen:

• Registros en los que se detallen las puntuaciones individuales obtenidas en los exámenes para la obtención de licencias profesionales en el estado de Rhode Island.
• Información financiera, como números de tarjetas de crédito, que estén en posesión de un funcionario u organismo público.
• Declaraciones de impuestos personales.
• Evaluaciones de empleados de escuelas públicas que contengan información de identificación personal.
• Documentación mantenida por los distritos escolares que detalle los procedimientos que se utilizarán para proteger a los alumnos de una amenaza potencial o real.
• Registros, información u opiniones que deban permanecer confidenciales en virtud de otras leyes federales o estatales aplicables.

¿Cuáles son las sanciones por infringir la APRA?

Con respecto a las sanciones que pueden imponerse a los organismos y funcionarios públicos del Estado de Rhode Island que infrinjan la APRA, las personas y entidades que no cumplan las disposiciones de la ley están sujetas a una amplia gama de castigos. En particular, los organismos públicos que incumplan la ley están sujetos a una sanción pecuniaria de hasta 1.000 dólares, así como a costas razonables y honorarios de abogados, en los casos en que se determine que dichos organismos han infringido la ley de forma temeraria. Además, los organismos públicos que hayan infringido la ley deliberada e intencionadamente están sujetos a una sanción pecuniaria de hasta 2.000 dólares, así como a costas y honorarios de abogado razonables.

Si se compara con muchos otros estados de EE.UU., la lista de registros e información públicos a los que los ciudadanos del estado de Rhode Island tienen derecho a acceder en virtud de los apartados establecidos en la APRA es extensa. Es más, gracias a las sanciones que pueden imponerse a los organismos públicos y agencias gubernamentales de Rhode Island que incumplan la ley, existe un gran incentivo para defender estos derechos de acceso a los registros públicos. De este modo, los residentes de Rhode Island disponen de un marco jurídico que les permitirá exigir responsabilidades a sus funcionarios públicos.