Accesibilidad de los documentos públicos en el Estado de Maryland

La Ley de Información Pública (PIA) de Maryland es una ley de registros públicos y privacidad de datos que se promulgó originalmente en 1970. La ley se ha modificado varias veces desde su aprobación, la última en 2015. Hasta el momento, la PIA establece los pasos y medidas que las agencias gubernamentales y estatales del estado de Maryland deben adoptar para garantizar que los ciudadanos del estado puedan acceder a los registros públicos y a la información gubernamental. Además, la ley también establece las sanciones a las que se exponen los organismos estatales y gubernamentales en caso de incumplimiento de las disposiciones de la ley.

¿Cómo se define un registro público con arreglo a la ley?

Según la Ley de Información Pública de Maryland, un registro público se define como “el original o copia de cualquier material documental en cualquier forma creado o recibido por un organismo en relación con la tramitación de asuntos públicos”. Se incluyen en esta definición materiales escritos, libros, fotografías, fotocopias, firmas, microfilmes, registros, cintas, registros informatizados, mapas, dibujos y otros materiales”. Alternativamente, en lo que se refiere al alcance y aplicación de la ley, la “PIA abarca prácticamente todos los organismos o funcionarios públicos del Estado. Incluye todos los poderes delEstado -legislativo, judicial y ejecutivo”.

¿Cuáles son las obligaciones de los organismos estatales y gubernamentales en virtud de la ley?

Las responsabilidades de los custodios oficiales que prestan servicio a los organismos gubernamentales y estatales dentro del estado de Maryland en lo que respecta a los registros públicos y al acceso y divulgación de la información gubernamental incluyen, entre otras, las siguientes:

• Se prohíbe a los custodios oficiales de registros públicos cobrar a los residentes de Maryland tarifas no razonables para acceder a los registros públicos. Más concretamente, las tarifas de acceso a los registros públicos no pueden superar las tarifas estándar de búsqueda directa de documentos.
• Los custodios oficiales son responsables de permitir a las unidades gubernamentales y a los particulares inspeccionar los registros personales en cualquier momento razonable.
• Los custodios oficiales son responsables de desarrollar normas y reglamentos que puedan utilizarse para salvaguardar la información de identificación personal contenida en los registros públicos.
• En términos generales, los custodios oficiales tienen prohibido solicitar a un residente de Maryland que justifique o explique de otro modo su solicitud de acceso a un registro público concreto.
• Al satisfacer una solicitud de registros públicos, los custodios oficiales son responsables de proporcionar el registro al residente de Maryland correspondiente en un formato electrónico que permita la búsqueda y el análisis.
• Los custodios oficiales de un organismo gubernamental de Maryland están obligados a facilitar las solicitudes de registros públicos realizadas por otros organismos e instituciones similares del Estado.

¿En qué circunstancias puede denegarse una solicitud de registros públicos?

Al denegar una solicitud de registros públicos, un custodio oficial está obligado a proporcionar a un residente de Maryland una explicación por escrito de los factores o razones que influyeron en su decisión. Con este fin, algunas de las circunstancias o condiciones en las que un custodio oficial que preste servicio en una agencia estatal o gubernamental puede denegar una solicitud de registro público incluyen:

• Registros públicos relativos a información médica o sanitaria individual.
• Registros públicos relativos a secretos comerciales e información comercial confidencial.
• Registros públicos relativos a investigaciones o procedimientos judiciales.
• Registros públicos relativos a información personal contenida en los registros de la Administración de Vehículos de Motor.
• Registros públicos relativos a licencias, exámenes académicos y de empleo en el estado de Maryland.
• Registros públicos que violarían privilegios de derecho común como el privilegio ejecutivo y el privilegio abogado-cliente si se divulgaran.
• Registros públicos que son confidenciales en virtud de la legislación estatal y federal aplicable.

En el otro extremo del espectro, en lo que respecta a la aplicación de la ley, las disposiciones establecidas en la Ley de Información Pública de Maryland son aplicadas por el fiscal general de Maryland, junto con las enmiendas a la ley que se aprobaron en 2015. Posteriormente, los organismos gubernamentales y estatales de Maryland que no cumplan con la Ley de Información Pública están sujetos a daños y perjuicios legales que no excedan de 1.000 dólares por todo el caso legal. En tales casos, los custodios oficiales que prestan servicios a los organismos gubernamentales y estatales dentro de Maryland serán considerados responsables y responsables de cualquier violación que se produzca.

Si bien las secciones de cada ley varían de un estado a otro, la legislación sobre registros públicos en los EE.UU. proporciona a los ciudadanos los medios para acceder a determinados registros e información del gobierno a su antojo. Como la promulgación de la Ley de Libertad de Información o FOIA estableció una nueva norma para la transparencia y la responsabilidad del gobierno en 1967, muchas jurisdicciones de todo el país han aprobado una legislación estatal que refleja las disposiciones de la ley federal. Como tal, esta legislación ha tomado la forma de la PIA en el estado de Maryland, garantizando que los ciudadanos del estado puedan acceder a los registros públicos y a la información sin disuasión ni molestias innecesarias.