Procedimientos de inventario de la sala de pruebas
Es probable que la mayoría de las salas de pruebas modernas ya dispongan de un sistema de inventario o auditoría periódica. Si el suyo no lo tiene, debería tenerlo.
Los inventarios programados con regularidad, así como las auditorías aleatorias, desempeñan un papel importante en el mantenimiento de la integridad de todo su “proceso”. Cómo y cuándo se realicen estos inventarios depende de usted y de las políticas de su organismo, pero es muy importante que los haga, por varias razones.
La razón más obvia para realizar inventarios es determinar si todos los artículos están presentes y contabilizados. Sólo a través del inventario, poniendo realmente las manos sobre un artículo, se puede estar seguro de que sigue estando donde se supone que debe estar. No sólo está comprobando que los artículos que busca están en sus ubicaciones asignadas, sino que puede encontrar otros artículos en la ubicación que se supone que no deberían estar allí.
Desarrolle un sistema en el que realice inventarios rutinarios semanal o mensualmente, y un segundo sistema de auditorías aleatorias a cargo de un supervisor. También puede establecer una práctica en la que realice un inventario completo de todos los artículos de la sala de pruebas trimestral, semestral o anualmente. Las auditorías aleatorias y la auditoría completa le darán tranquilidad a usted y al jefe de su agencia.
Ciertos artículos probablemente deberían inventariarse con más regularidad, y posiblemente en presencia de una segunda persona o de un supervisor. Esos artículos son los que a mí me gusta llamar “los 3 grandes”… armas, dinero y drogas. Vigila esos artículos como un halcón, te meterán en problemas más rápido que cualquier otra cosa.
Los programas informáticos modernos de gestión de pruebas suelen proporcionar herramientas útiles a la hora de realizar inventarios, y el uso de un escáner de códigos de barras obviamente acelera el proceso de forma exponencial. Mantén las ubicaciones de almacenamiento en un tamaño manejable, para que no tengas la tentación de saltártelas porque te lleve demasiado tiempo. Puedes tener un sistema en el que hagas inventario de un almacén diferente cada semana, o puedes pedir a tu supervisor que saque casos al azar y te haga presentar las pruebas. Cualquier software de gestión de pruebas que no incluya herramientas de inventario probablemente no merezca su inversión.
Haga lo que haga, asegúrese de que su proceso está documentado y de que todos los resultados de su inventario se mantienen, preferiblemente dentro de su software de gestión de pruebas. Un buen sistema mostrará todas y cada una de las veces que se ha inventariado un artículo, justo en el historial de ese artículo. Esto puede resultar útil si el artículo se pierde algún día. Puedes consultar el historial y ver que fue inventariado 3 veces en los últimos 2 años y que fue observado por última vez en tal fecha por el técnico de pruebas Smith.
En última instancia, tu sala de pruebas es un reflejo directo de ti y de tus colegas, pero la vergüenza profesional que supone perder pruebas clave o, peor aún, que te las roben, es un reflejo de toda tu agencia. Nadie quiere llamar tanto la atención. Mantenlo ordenado, limpio y organizado en todo momento para que hacer inventarios sea fácil e incluso agradable.
